坑边闲话：在第 1 讲中，我简单地推荐了几个 PDF 电子书下载网站，在第 2 讲中，较为详细地讲了一下如何利用 Abbyy Finereader 15 以及其他几款软件进行 PDF 精修，主要是制作标签、添加 OCR 后的文本层。常言道，师傅领进门，修行看个人，没有哪个知识是看一遍就能彻底掌握的，更何况我传授的仅仅是一些经验，算不得严肃的知识。这些教程，需要读者看完了再去实践，掌握一款软件的最好方法就是不断使用这款软件，然后向高手请教。

知乎原文

接下来，我将介绍如何管理浩大的 PDF 电子书仓库。

本篇文章适合以下同学阅读：

平日里做科研，有大量的 PDF 电子论文需要管理
自己有很多 PDF 电子书，需要进行管理
喜欢对自己的知识库进行分门别类地整理，以备不时之需

1. 当搜索代替了分类·

不得不承认，当我们的文件数量到达了一定的程度，凭借记忆进行树状存取很困难，这时候最简单的方法就是搜索，利用文件系统自带的搜索功能进行检索、利用 macOS 上的 Spotlight 进行搜索、利用 Windows 上的 Everything.exe 软件进行检索。

或许以上的这个认识对于如何管理自己的书库没有用处，但是这确是管理的中心哲学。

当文件量较少时，通过心中的树状图进行管理；当文件很多时，通过搜索进行存取。

2. EndNote x9.3 初探·

科研人员对于 EndNote 这款软件应该不陌生，该软件是科睿唯安（Clarivate Analytics）公司开发的一款文献管理软件，换言之，利用该软件可以方便地管理你看过的论文、专著。

中间强调一点，这款软件是收费的，但是，大部分高校应该是购买了该软件的版权，所以赶紧登上你们学校的图书馆主页，看看有没有 EndNote 的下载链接。

为什么要强调 X9.3 版本？这主要与苹果公司有关。在 macOS Catalina 发布之后，苹果毅然决然地抛弃了所有的 32 位软件，以后 macOS 只会兼容 64 位软件。而 EndNote X9.2 以及之前的版本，都是 32 位的。果不其然，苹果的号召力还是牛，科睿唯安第一时间更新了 macOS 版软件，将版本号提升到了 9.3 ，架构升级为 64 位。但是在后来相当长的一段时间里，Windows 那边一直是 9.2，这也带来了一个棘手的问题，Windows 和 Mac 无法互相打开彼此创建的 EndNote .enl 仓库文件。一直到 2020 年，在无数双电脑用户的写信恳求下，科睿唯安发布了两个平台互相兼容的软件版本，Windows 与 Mac 双双升级到了 9.3.

不过，EndNote for Windows 的 9.3 版本依旧是 32 位的。

话说回来，我们今天要讲的是 EndNote 的高级教程，所以我默认你会一些基础的 EndNote 操作技巧，如导入、导出、与 MS Word 联动等。但是如果要用好这款软件，我们需要掌握很多软件本身的知识，正如学习 git 的最好方法就是了解 git 是如何设计的。

2.1 EndNote 的文件结构·

每个数据库类的软件都要有自己的数据结构，EndNote 也不例外。EndNote 管理的是条目以及相应的 PDF Attachments，而且主要管理对象是条目。所谓的条目，就是有关一篇文献的基本信息，如作者（Author）、年份（Year）、标题（Title）、发表地点（Place Published）、出版商（Publisher）、卷（Volume）、ISBN/ISSN 等。而且，EndNote 更关心条目，而不是 PDF 附件。

你可能会问，我们不是要学习一款 PDF 管理软件吗，怎么说来说去，这款软件竟然不怎么关心 PDF 附件，而更加关心这本书（论文）的基本信息？ 没错，确实如此，但是也无需担心，能真正索引一部书的，只能是这本书的元信息（Metadata），比如，同一本书，可能被多家出版社多次出版，而这些书名相同、版本不同的书，肯定不能被认为是同一书籍。所以我们为了防止日后产生麻烦的问题，就要从电子书本身的出版信息来入手！数据库理论告诉我们，主键约束是最重要的！能对某份材料进行唯一标记，是管理的核心。

所以，专注出版元信息，才能在后期不出问题；专注元数据，才能准确定位一本书。 那么这本书的元数据在哪儿了？出版信息在哪儿了？不用慌，打开你的书，中国大陆出版的书，一定会有一页被称为版权页的页面，它大致如图 1 这样子。相信大家看一眼就知道如何对应到 PDF 出版信息中的哪些项。但是，在这儿我要说点很难注意到的部分。首先是 Title 这个最容易被人忽视的地方，Title 就是标题，标题中不应该包含版本号，诸如《计算机网络-中文第 7 版》这种标题是严重不合规范的，版本号应该放在 Edition 字段，用英文序数词缩写表示，如第一版是 1st，第二版是 2nd，第三版是 3rd 等！

其实，从出版号这一点来看，你会发现把版本号写入 Title 的书大多数都是翻译的书，中文原版基本都不会这样写。其实出版社这么写也是有自己的苦衷，首先，一本多次再版的英文书，可能到了第 N 版才被翻译为中文，所以前面的第 1~N-1 版并没有与之对应的中文版，所以在版本号里莫名添加一个第 N 版并不合乎逻辑，可怜的策划编辑就只好在 Title 里加了一个不伦不类的“中文第 N 版”、“原书第 N 版”。大多数的乱象，其实本就是由于这种不合理导致的，但是乱象背后，往往也有自己的道理。在这里，我还是强烈建议把 Title 中的版本号删掉，写入 Edition 字段。

2.1.1 EndNote x9.3 支持 XML 格式数据存取·

本节属于高级内容，需要有一定的计算机基础才能看懂。

既然 EndNote 主要管理文献条目，而文献条目本身是以各种字段表示的，那么这种数据库就很适合用 XML 进行导入导出。如果你想验证这一点，可以把一个 .enl 数据库导出为 XML 格式。当然，这个 XML 格式并不是为了人阅读的，所以没有格式化，用 VSCode 简单处理一下，就能得到一份比较容易阅读的 XML 文件。

图 1. 可以看到，XML 的结构其实很简单，但是很详细。每篇文章的 Author 字段（），有几个 Author 就有几个标签，这方便我们日后根据作者名进行检索。而比较令我哭笑不得的是，ISBN 部分竟然也有字体、字号这一个选项。值得注意的是，字段里，保存了你的 PDF 附属文件所在的文件夹。这意味着，当你把 .enl 导出之后，再导入一个新的空 .enl 文件后，并不需要重构 PDF 附加文件。这就很爽了。

可以发现，XML 的结构是这样的，全篇以一句 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> 打头，然后进入 <xml> 体，<xml> 体中仅有一个记录，那就是 <records>，<records> 中有若干个 <record>，而这每一个 <record> 都是一条完整的记录！你的 EndNote 里有几个条目，就有几个 <record> 信息。

这里我要提醒一下，因为本人不是学习新闻出版学的，所以对于中外出版界的术语翻译并不是十分了解，上述知识是根据自己的摸索得到的，有此方面专业知识的同学，欢迎告诉我。

这里重点强调一点，一个 <record> 的主键并不是 <rec-number> Record Number，记录数。主键其实在 XML 文件中说明了，那就是图 1 第 9 行中的 key 字段，这个字段中保留了db-id，也就是 EndNote 数据库的唯一主键，同时进一步指明该record 在该 EndNote 数据库中的唯一编号，当然，这个唯一编号通常与 <rec-number> 是相同的。

图 2. 图书出版信息。在这个被称为版权页的地方，有着该图书的索引项。这种元数据不像论文那样可以直接在谷歌学术、知网直接导出，大部分还是需要自己手工录入。

说了这么多 XML 的东西，要解释的其实很简单，那就是备份好你的 EndNote 数据库。

还可以看到，导出的 XML 中，条目对应的 PDF 所在的目录是不变的，这就令我们恢复数据库变得很容易。只需要保存两个东西即可：

PDF 目录
XML 文件

图 3. 一条 record 的 XML 数据结构。最下面的标签说明，是遵从之前的所在目录的。

2.1.2 EndNote 与 Word 的联动·

EndNote 可以与 Word 完美结合。安装 EndNote 的过程中，会自动安装 Word 插件。我们在 Word 中用该插件插入一个 Citation，就会得到一个域对象（点击后显示灰色背景的那种文本）。

那这个 Word 域对象和 EndNote 数据库有什么关系呢？ 通过分析域代码可以知道，这个域对象里存储了很多东西。

图 4. 鼠标右键，查看域代码，可以观察到与此相关的所有元数据。

图 5. 从 Word 中拷贝出域代码，格式化 Style 之后可以看到，这个小小的 [1] 后面，可是内有乾坤。里面包含了容量相当丰富的东西。其中最重要的就是 recNum 和 db-id 两个值，这两个值能保证你重装电脑之后，打开原来的 EndNote 数据库仍能继续工作。但是需要指出，当你导出 XML 再导入 XML 到新的空白库之后，recNum 或许会改变，这时 EndNote 就无法锚定 Word 中的索引项了。所以论文写作途中，建议不要随便导入 XML 到新库然后删除旧库，否则后果很严重。

Word 调用 EndNote 中的条目，就是利用了域代码里存储的条目的主键，然后根据主键去数据库里取数据。再次强调，从 XML 导入到空白的库里之后，主键会发生变化，这时候新的 EndNote 库与老 Word 文档之间，没有关联了，你再点 Update 也不会有任何内联变化。除非你论文写完，否则我不建议你对数据库做任何大改动。